Kako složiti isti potpis u mailu za cijelu tvrtku

Ispod je predložak od kojeg bih krenuo i trik s tablicom koji u sekundama složi potpis za svaku osobu. Ne morate ništa kupovati.

Neka bude kratak. Ljudi ga čitaju na mobitelu, ispod dugog niza poruka.

Stavite:

• Ime i prezime
• Radno mjesto
• Naziv tvrtke
• Jedan broj telefona
• Web
• Logo, malen

Možda stavite:

• Link na LinkedIn
• Jedan redak za aktualnu kampanju, s datumom kraja

Izostavite:

• Citate i slogane
• Niz od 6 ikona društvenih mreža
• Fotografiju svake osobe, osim ako svi imaju dobru
• Cijeli potpis kao jednu sliku. Broj se ne može dotaknuti, a kad se slike blokiraju, potpisa nema.

Koristite tablicu, a ne složeniji kod. Programi za mail najbolje rade s tablicama. Veličinu loga upišite u width i height na samoj slici, jer neki programi mogu zanemariti veličinu zadanu u stilu.

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" style="font-family:Arial,sans-serif;color:#222222;">
  <tr>
    <td style="padding-right:14px;vertical-align:top;">
      <img src="https://www.VASWEB.hr/email/logo.png" width="110" height="36" alt="VAŠA TVRTKA" style="display:block;border:0;">
    </td>
    <td style="font-size:13px;line-height:19px;vertical-align:top;">
      <strong style="font-size:14px;">{{NAME}}</strong><br>
      {{ROLE}}, VAŠA TVRTKA<br>
      <a href="tel:{{PHONELINK}}" style="color:#222222;text-decoration:none;">{{PHONE}}</a><br>
      <a href="https://www.VASWEB.hr" style="color:#222222;">www.VASWEB.hr</a>
    </td>
  </tr>
</table>

Četiri pravila za logo:

1. Datoteka neka bude dvostruko veća od prikaza. Za ovaj predložak to je 220 x 72 piksela. Tako ostaje oštar na dobrim ekranima.
2. Spremite ga kao PNG. Neka datoteka bude mala.
3. Stavite ga na svoj web, ne na Google Drive. Google kaže da se slike s Drivea ne mogu koristiti u Workspace footeru.
4. Provjerite ga na tamnoj pozadini. Ako taman logo nestane u tamnom načinu, u datoteci mu dodajte svijetlu podlogu.

Koristite Arial ili drugi font koji ima svako računalo. Vaš font brenda većini primatelja se neće učitati. Provjerite i dijakritike u imenima: Č, Ć, Š, Ž i Đ moraju izgledati ispravno u svakom mailu.

Ovo većina vodiča preskoči. Potpise za cijeli tim možete složiti u Google Sheetsu.

1. U gornji redak upišite naslove: Ime, Uloga, Telefon.
2. Svaka osoba ide u svoj redak, od drugog retka nadalje.
3. U ćeliju F1 kopirajte ovu verziju predloška u jednom retku. U njoj promijenite logo, tvrtku i web.

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" style="font-family:Arial,sans-serif;color:#222222;"><tr><td style="padding-right:14px;vertical-align:top;"><img src="https://www.VASWEB.hr/email/logo.png" width="110" height="36" alt="VAŠA TVRTKA" style="display:block;border:0;"></td><td style="font-size:13px;line-height:19px;vertical-align:top;"><strong style="font-size:14px;">{{NAME}}</strong><br>{{ROLE}}, VAŠA TVRTKA<br><a href="tel:{{PHONELINK}}" style="color:#222222;text-decoration:none;">{{PHONE}}</a><br><a href="https://www.VASWEB.hr" style="color:#222222;">www.VASWEB.hr</a></td></tr></table>

4. U ćeliju D2 zalijepite ovu formulu:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE($F$1,"{{NAME}}",A2),"{{ROLE}}",B2),"{{PHONELINK}}",SUBSTITUTE(C2," ","")),"{{PHONE}}",C2)

5. Povucite ćeliju prema dolje za sve retke.

Ako Sheets radi na hrvatskim postavkama, zamijenite zareze u formuli točkom sa zarezom. Stupac D sada ima gotov potpis za svaku osobu. Svaki spremite kao malu .html datoteku i otvorite u pregledniku. Odatle ga ta osoba kopira. Ako u imenu ili ulozi ima &, napišite ga kao &.

Što sam provjerio: logiku formule i kod provjerio sam skriptom i kod je ispravan. Nisam ih probao u Google Sheetsu, Gmailu, Outlooku ni Apple Mailu. Zato testirajte na sebi prije nego pošaljete timu.

Zašto preglednik? Gmail i Outlook u polje za potpis ne primaju sirovi kod. Zalijepiti morate gotov izgled, a ne kod.

Pošaljite ovo timu. Promijenite link.

Bok svima, evo novog potpisa za mail. Treba 2 minute.

1. Otvorite svoju datoteku: [LINK]
2. Pritisnite Ctrl+A ili Cmd+A, zatim kopirajte.
3. Gmail: Postavke, Prikaži sve postavke, Općenito, Potpis. Zalijepite.
   Outlook: Postavke, Računi, Potpisi. Zalijepite.
4. Spremite. Pošaljite probni mail sebi.

Ako nešto ne izgleda dobro, odgovorite mi sa snimkom zaslona.
Molim da prebacite do petka.

Nazivi izbornika se mijenjaju, pa neka ljudi traže riječ Potpis ili Signature.

Gmail dopušta do 10.000 znakova u potpisu, a u to se računa i slika. Logo preko linka drži vas daleko ispod te granice.

Da, uz neka ograničenja. Evo iskrene slike.

Moje mišljenje: do 30 ljudi dovoljno je lijepljenje, uz osobu koja za to odgovara. Na Microsoftu 365 s urednim podacima pravilo je jako dobro. Iznad toga pogledajte alat za potpise.

Pravilo testirajte prije uključivanja. Microsoft nudi probni način u kojem rezultate samo bilježi. Za Gmail footer Google kaže da pošaljete probni mail na adresu izvan svoje domene.

Testirajte u Gmailu, Outlooku i Apple Mailu, i na mobitelu, prije nego pošaljete timu. Ova rješenja su uobičajeni savjeti, pa ih provjerite na svom sustavu.

Uvođenje je lako. Teško postaje nakon šest mjeseci. Nova osoba kopira stari potpis. Netko promijeni radno mjesto. Logo dobije doradu i sve morate ponovno javljati.

Zato to neka bude posao jedne osobe. Postavljanje dodajte na popis za nove zaposlenike. Svaki kvartal provjerite 5 nasumičnih mailova.

Ako tu tablicu ne želite voditi zauvijek, to je jedan od poslova Brand OS Portala. Ima Signature Builder složen za vaš brend: vaš brend u svakom mailu, za svaku osobu. Stoji uz Logo Studio, Social Studio i LinkedIn bannere, pa isto mjesto pokriva i ostatak brenda.

Radio sam na 250+ projekata u 8 godina. Na ovakvim sitnicama brend počne klizati. Leah Marsden, CMO u MTG-u, nazvala me "a brand magician". Pročitajte studiju slučaja MTG.

Jedna fiksna cijena za izradu. Mala mjesečna naknada Care drži ga u radu. Ili isprobajte alate Brand OS Portala, bez maila.

Kolika treba biti veličina potpisa u mailu? Cijeli potpis neka bude uži od 600 piksela. Logo prikažite na oko 100 do 150 piksela širine i koristite dvostruko veću datoteku. Exclaimer 600 piksela naziva praktičnim dogovorom, a ne pravilom. To su polazne vrijednosti, pa testirajte.

Kako postaviti automatski potpis u Outlooku? Za jednu osobu: Postavke, Računi, Potpisi, pa odaberite da se dodaje novim porukama. Za cijelu tvrtku administrator može koristiti mail flow rule u Exchangeu.

Mogu li svima nametnuti isti potpis? Na Microsoftu 365 mail flow rule dodaje ga na poslužitelju. U Google Workspaceu Append footer dodaje zajednički tekst za cijelu grupu. Za osobne podatke u Gmailu vjerojatno vam treba alat za potpise.

Treba li u potpis staviti OIB? Pravne podatke tvrtke u mailu provjerite s računovođom ili pravnikom. Ako ih morate imati, stavite ih u mali redak, a ne u glavni dio potpisa.

Smije li cijeli potpis biti slika? Ne preporučujem. Brojevi i linkovi ne rade, a kad se slike blokiraju, potpisa nema. Koristite pravi tekst i malen logo.

Vide li ljudi potpis s poslužitelja dok pišu? Na to ne računajte. Mail flow rule radi na poslužitelju, nakon što osoba pritisne Pošalji. Zato pošaljite probni mail i pogledajte što stigne.

Mogu li u potpis staviti font brenda? Možete probati, ali većina će vidjeti zamjenski font. Uzmite siguran font poput Ariala da svugdje izgleda isto.

Vedran Obradović, osnivač i Branding Specialist u Vizura Studiju® u Zagrebu. 250+ projekata u 8 godina. Ažurirano 1. studenoga 2026. Izbornici i ograničenja se mijenjaju, pa provjerite stranicu pomoći za svoj plan.

• Google Workspace: standardni footer
• Gmail: izrada potpisa
• Microsoft: potpisi za cijelu organizaciju